Những Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Khi Làm Việc Tại Nhà

Chúng ta đang bắt đầu tập thích nghi với trạng thái bình thường mới vì dịch bệnh Covid-19. Làm việc tại nhà là một trong những thay đổi dù muốn hay không chúng ta phải tập quen với việc này. Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại nhà? Liệu làm việc tại nhà có khiến hiệu quả công việc bị giảm sút? Hãy cùng đọc qua bài viết dưới đây của Ru9 nhé!

Quản lý thời gian (time management) là gì?

Quản lý thời gian là kỹ năng lập kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định để tăng hiệu quả công việc và hoàn thành kế hoạch đặt ra một cách hiệu suất nhất. Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết trong cuộc sống hằng ngày và đặc biệt rất hữu ích cho những người đang tập thích nghi với việc bắt đầu làm việc trong chính căn nhà của mình.

Hãy sống với câu chuyện mình muốn kể

Bạn muốn kể với những người thân hay bạn bè của mình rằng bản thân quản lý thời gian tốt, công việc tại nhà rất hiệu quả, tôi có nhiều thời gian chăm sóc bản thân, ở bên gia đình nhiều hơn và tôi nạp được nhiều năng lượng tích trong kỳ nghỉ dịch vừa rồi.

Hay bạn muốn nói với họ rằng làm việc tại nhà khiến bản thân tôi trì trệ, tôi bị xao nhãng với giường ngủ, chiếc tivi đang chiếu chương trình hấp dẫn, gia đình đang quây quần nấu ăn còn tôi phải ngồi đây làm việc, làm việc tại nhà khiến công việc tôi bị đình trệ.

Đúng vậy, bạn sẽ không học được kỹ năng quản lý thời gian hay thay đổi để thích nghi nếu suy nghĩ và góc nhìn của bản thân mình vẫn chưa thay đổi. Làm việc tại nhà không phải là nguyên nhân chính kiến bạn bị xao nhãng mà chính là những suy nghĩ trong bạn.

 

Lập kế hoạch để quản lý thời gian hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất

Xác định mục tiêu và lập kế hoạch để quản lý thời gian cũng là một cách để truyền động lực, cảm xúc và nhiệt huyết để công việc được duy trì và đạt hiệu quả cao.

Vì thế, hãy mô tả bản kế hoạch phù hợp với con người bạn nhất. Bạn thích vẽ, hãy vẽ ra và mô tả nó. Bạn muốn thật logic và hệ thống hãy kẻ bảng và xây dựng bản kế hoạch. Hay bạn là người thích kể chuyện, hãy kể về một ngày mới mà nhân vật chính là bạn.

Trước khi xây dựng bản kế hoạch của riêng mình, bạn cũng có thể áp dụng một vài bí kíp sau để bản kế hoạch không bị lan man và sắp xếp thời gian hợp lý. 

Phân loại công việc trên Ma Trận Quan trọng-Khẩn cấp (Importance-Urgency Matrix)

Bạn nên xác định trước những việc: 

• (1) Quan trọng - cần làm ngay lập tức (mình phải làm).

• (2) Quan trọng - không cần làm ngay lập tức (làm nhưng không ưu tiên).

• (3) Không quan trọng - cần làm ngay lập tức (có thể nhờ sự giúp đỡ từ người khác).

• (4) Không quan trọng - không cần làm ngay lập tức (không làm hoặc làm khi có thời gian rảnh). 

Sau khi xác định được và xem xét loại bỏ các thói quen xấu hoặc những việc bạn thường xuyên làm trong quá khứ mà không mang lại giá trị gì cho hiện tại. Bạn hãy bắt tay thiết kế kế hoạch quản lý thời gian cho bản thân mình.

Đặt ra mục tiêu thực tế và hợp lý

Việc đặt ra từng mục tiêu và lần lượt đạt được sẽ giúp ta quản lý thời gian tốt hơn và hạn chế bỏ cuộc giữa chừng. Để chọn mục tiêu hợp lí, thực tế, bạn cần phân loại công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để từng bước hoàn thành, không nản chí hay bỏ sót.

Tập trung cao độ vào công việc

Bên cạnh lên kế hoạch rõ ràng, sự tập trung chiếm tới 70% sự thành công của mục tiêu được đặt ra. Có nhiều cách như bỏ xa các thiết bị điện tử nhưng vẫn gây bất tiện do không thể cập nhật thông tin. Hiện nay rất nhiều ứng dụng đã phát triển để hạn chế xao nhãng từ thông báo của các mạng xã hội. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng công thức tập trung hiệu quả phổ biến là 25:5, trong đó có 25 phút làm việc tập trung, không dùng điện thoại và 5 phút nghỉ giữa giờ.

Hoàn thành công việc trong 1 khoảng thời gian cụ thể 

Đặt ra thời gian để hoàn thành một công việc là một cách thúc đẩy động lực làm việc tốt hơn. Tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc, bạn cần phân bố thời gian phù hợp. Ví dụ bạn cần học tập và dọn phòng trong buổi sáng từ 8-11 giờ, bạn nên ước lượng thời gian cần thiết của hai hoạt động. Thời gian bạn tập trung cho việc học trung bình 2 tiếng thì bạn có thể dành ra 1 tiếng để dọn dẹp phòng sau khi học như một hình thức thư giãn đầu óc. Qua cách phân chia thời gian và hoàn thành công việc dứt điểm sẽ giúp bạn không bị dồn ứ công việc vào cuối ngày.

Không gian xung quanh nơi làm việc giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả

Sắp xếp không gian xung quanh hợp lý cũng là một cách hữu hiệu để bạn quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc. 

Lợi ích khi làm việc tại nhà không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn giúp bạn tự tạo nên chiếc bàn làm việc lý tưởng cho bản thân mình. Không gian làm việc nên yên tĩnh và tách bạch với khu vực sinh hoạt, vui chơi hằng ngày như giường ngủ, tivi, ghế sofa,... để bạn có thể tập trung hết 100% năng lượng vào công việc của mình. Đó có thể là không gian mở hòa hợp với thiên nhiên hoặc đơn giản kín đáo tùy theo sở thích của bạn. 

Bên cạnh đó, bàn làm việc cũng cần được ngăn nắp, chỉ có những vật dụng cần thiết, phục vụ cho công việc. Bạn cũng nên tắt các thiết bị không quan trọng có thể gây xao nhãng quá trình làm việc như chuông thông báo từ điện thoại di động, đồng hồ,...để quá trình quản lý thời gian được thuận lợi.

 

Không gian làm việc yên tĩnh, thoải mái giúp hiệu quả công việc tăng cao

"Diện" đồ đi làm dù "work from home"

Một vài người có sở thích trang điểm, mặc đồ lịch sự khi làm việc tại nhà dù không có đồng nghiệp xung quanh cũng là một cách để “lên dây cót” nhắc bản thân rằng mình vẫn đang đi làm và nghiêm túc hoàn thành công tốt việc của bản thân.

Cách sử dụng thời gian hiệu quả là có thời gian chăm sóc bản thân và giải lao hợp lý

Công việc nào cũng tiêu hao rất nhiều năng lượng, vì thế, quản lý thời gian hiệu quả còn bao gồm cả việc dành ra những khoảng thời gian hợp lý để chăm sóc bản thân và nghỉ ngơi. Đây cũng chính là lúc bạn có thể yêu thương bản thân hoặc gia đình nhỏ của mình. 

Dành thời gian chăm sóc bản thân và gia đình nhỏ

Chăm sóc bản thân không có nghĩa là nuông chiều, vì thế hãy loại bỏ những thói quen gây hại cho sức khỏe và giải lao bằng những hoạt động lành mạnh hơn. Chẳng hạn, bạn có thể ngồi thiền, tập thể dục, “chăm sóc” ngôi nhà của mình hoặc nấu ăn cùng gia đình, đọc sách, skin care,... Bạn vẫn có thể giải lao bằng sở thích khác như: xem phim, chơi game, ăn vặt,... nhưng phải trong chừng mực và không để nó ảnh hưởng quá nhiều khi bạn quay trở lại công việc.

Giải lao bằng cách tập thể dục giúp tinh thần phấn chấn sau khi quay lại công việc

Nếu thích xem phim, bạn có thể xem qua list 100 Phim Giúp Bạn Bình Tĩnh Và Vui Vẻ Suốt Mùa Chống Dịch ở bài viết này.

Chèn thời gian cho việc nghỉ ngơi, lướt mạng, điện thoại,.. vào thời gian biểu

Nhiều người nghĩ rằng nghỉ ngơi, lướt mạng không cần xếp trong thời gian biểu nhưng việc này lại dẫn đến việc sử dụng quá mức thiết bị điện tử, không còn thời gian để hoàn thành công việc. Vì vậy, bạn nên thêm vào giữa các nhiệm vụ để thư giãn từ 7-10 phút mỗi lần và cài nhắc nhở để bản thân không quá lạm dụng gây mất thời gian nghỉ ngơi.

Hãy tự kỷ luật và đảm bảo bản thân đúng giờ

Cuối cùng và quan trọng nhất, mỗi cá nhân cần có ý thức tự kỷ luật và đảm bảo theo sát kế hoạch đã đặt ra, không trì hoãn công việc. Bạn nên khích lệ bản thân khi đã hoàn thành mục tiêu nhờ tính tự kỷ luật cao và liên tục đánh giá chất lượng hoàn thành nhiệm vụ để rút kinh nghiệm.

Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ những thói quen xấu

Nói không với những thói quen xấu sẽ là điều không dễ dàng, nhất là khi bạn đang làm việc trong chính căn nhà của mình. Điều quan trọng là hãy kiên trì và có trách nhiệm với mục tiêu quản lý thời gian đặt ra. Ví dụ, bạn có thói quen lướt Facebook đến tận 3 tiếng đồng hồ mỗi ngày chỉ để xem những “drama” không quá bổ ích và sang ngày hôm sau bạn thậm chí còn không nhớ mình đã cập nhật được điều gì từ thói quen này.

Để loại bỏ ngay được chúng không dễ dàng, bạn có thể đặt ra những mục tiêu nhỏ hơn, ví dụ như cho bản thân ngày đầu tiên chỉ dành ra 1 tiếng để lướt Facebook và tăng dần mục tiêu qua từng ngày cho đến khi loại bỏ hoàn toàn thói quen này. 

Ngủ đủ giấc là liều thuốc giúp tinh thần luôn vững vàng

Một vài người chỉ dành ra 3 - 4 tiếng một ngày để ngủ và nghĩ rằng đang sử dụng rất tốt thời gian của mình. Tuy nhiên, trong khi làm việc họ luôn trong trạng thái vật vờ thèm ngủ. Không nên để sai lầm khi không ngủ đủ giấc và nghĩ mình đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả làm giảm đi hiệu suất công việc của bạn.

Ngủ đủ giấc giúp bản thân luôn tỉnh táo. Đặc biệt, khi đang làm việc tại ngôi nhà của mình, bạn luôn dễ dàng chạy ngay sang chiếc giường phòng bên để nằm thoải mái và say giấc nồng, nên việc luôn tỉnh táo lại càng cần thiết.

 

Ngủ đủ giấc là liều thuốc giúp tinh thần tỉnh táo chào đón ngày mới

Vì thế, cần xem xét giờ sinh lí của bản thân mình và ngủ từ 6 - 8 tiếng mỗi ngày. Ngủ đủ giấc không chỉ tính bằng thời gian quan trọng hơn cả là bạn có ngủ sâu và ngon giấc không.

Trước khi ngủ, bạn đừng nên sử dụng các thiết bị điện tử, ăn quá no hoặc uống quá nhiều chất có caffein. Bên cạnh đó, chọn tư thế ngủ đúng, nằm ngửa không nằm sấp.

Nếu có thói quen nằm nghiêng thì nên sắm cho mình một chiếc gối ôm êm ái để tránh việc máu không lưu thông tốt vì các bộ phận của cơ thể đè nén lên nhau.

Bạn có thể cân nhắc chọn mua cho mình những chiếc gối ngủ, gối ôm hoặc nệm an toàn cho sức khỏe, thiết kế thông minh, khoa học tại Ru9. Sản phẩm gối làm từ Ru9 có thể giúp bạn tận hưởng một giấc ngủ sâu, nạp đầy năng lượng ngày mới.

Để có giấc ngủ ngon, bạn nên quan tâm đến cách chọn mua những loại nệm có chất lượng tối. Tham khảo tại đường link sau: https://ru9.vn/pages/nem.

Tóm lại

Lợi ích của việc quản lý thời gian hợp lý sẽ giúp chất lượng cuộc sống bạn được nâng cao và hiệu quả công việc cũng tăng theo tỷ lệ thuận. Để nắm bắt được nhịp sống hiện đại, đặc biệt là trong tình trạng dịch Covid-19 kéo dài, hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại nhà. Hy vọng, Ru9 đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích để phát triển kỹ năng cần thiết này.